כללי אצבע שישפרו את סיכוי הצלחת פרויקט WMS
בשנים האחרונות, מערכות WMS (Warehouse Management System) הפכו למערכות תפעוליות נדרשות כמעט בכל ארגון המפעיל מחסן או מרכז לוגיסטי.
מה זה מערכת WMS?
מערכת WMS הנה תוכנה המנהלת את כלל הפעילות התפעולית במרכזים לוגיסטיים. המערכת מאפשרת למכן תהליכים תפעוליים, להבטיח זרימת חומרים תקנית במחסן, לאפשר למנהלי הארגון לנהל חריגים, לבטל את הצורך בניהול התפעול ברמות הנמוכות ביותר, לצפות ולתכנן קדימה, ומעל לכול – לשפר את תפוקת המחסן ולצמצם את ההוצאות התפעוליות. המערכת כוללת פונקציונליות רחבה ומתאימים אותה בעזרת "דריכת פרמטרים" לתהליכי העבודה של הארגון.
בשנים האחרונות הטמענו ב-Ewave Mobile מספר רב של מערכת WMS בארגונים גדולים וקטנים בישראל ובאירופה בחברות טקסטיל, קוסמטיקה, מחסני ייצור, מחסני חומרי גלם, מחסנים פתוחים ומקורים ואף מחסנים אוטומטיים.
אנו נוהגים לציין בפני לקוחותינו כי פרויקט WMS הנו פרויקט תהליכי ולא טכנולוגי – "המערכת תתמוך בכל מה שתבקשו". תפקיד הלקוח הוא להציף את הצרכים ולהגדיר את תהליכי העבודה הנדרשים לו. חשוב לציין שאנו, כחברה הגדולה בישראל בענף זה, משמשים כיועצי לוגיסטיקה מתוך היכרותנו עם הצרכים המשתנים, הפתרונות הטכנולוגיים והתהליכים הניתנים למימוש.
נסקור בקצרה את הגורמים המשפעים על הצלחת יישום פרויקט WMS תוך התייחסות לנקודות הבאות:
- מחויבות הנהלת הארגון
- דיון מעמיק בצרכי הארגון ובתהליכים העסקיים
- חשיבותו של אחראי מערכות המידע בארגון
- הגדרת מנהל פרויקט בצד הלקוח
- עמידה בלוח זמנים בדגש על מועד העלייה לאוויר
- ליווי צמוד של איש מקצוע מיומן באתר הלקוח בשבועות הראשונים לעלייה לאוויר
מחויבות הנהלת הארגון
פרויקט WMS מלווה בהתאמת הארגון לתהליכי העבודה החדשים. הנהלת הארגון נדרשת להקדיש תשומת לב רבה לתהליך האפיון, ניהול הפרויקט והיישום. חשוב להגדיר גורם בהנהלה שיהיה מעורב בפרטים, יכוון בעת הצורך למתן פתרונות ויידע להקצות את המשאבים הנדרשים לתהליך. מעורבות פעילה של הנהלת החברה רותמת את עובדי ומנהלי החברה לתהליך יישום מקצועי ואפקטיבי יותר, מכוונת לתוצאה הרצויה ומעודדת את העובדים והמנהלים להפגין יוזמה ומעורבות.
דיון מעמיק בצרכי הארגון ובתהליכים העסקיים
אפיון המערכת הנו השלב הראשון של פרויקט WMS. בשלב זה מתחילים לעצב את הפתרון המוגמר ומגדירים את התועלות הנדרשות מהטמעת המערכת. חשוב ביותר לנהל דיאלוג מעמיק בשיתוף חברת היישום (בהנחה שהחברה בעלת ניסיון בלוגיסטיקה), לא לוותר על בחינה חוזרת של תהליכים, ולהתעקש על התאמת הפתרון לצרכי הארגון. חשוב מאוד לא לפחד מ"שחיטת פרות קדושות", לסייר בארגונים לוגיסטיים אחרים, ללמוד לעומק ולהחליט לגבי שינויים בתהליכי עבודה. חשוב לייצר דיאלוג (פגישות קצרות) עם גורמים שונים בארגון, החל בעובדי המחסן שיודעים להאיר נקודות כשל רבות, דרך מנהלי הלוגיסטיקה, ועד מנהל המכירות של הארגון, מנהל מערכות המידע ומנהל הרכש. דרך יצירת דיאלוג בריא תקבלו פידבק רב ערך בנוגע לקשיים הקיימים ולצרכים נוספים, אך מעל לכל תוכלו לרתום את העובדים ולהפוך אותם לשותפים פעילים להטמעה מוצלחת של המערכת.
חשיבותו של אחראי מערכות המידע בארגון
מערכת WMS היא תוכנה. על מנת להפעיל את המערכת בצורה תקינה, קיימת חשיבות רבה בהעמדת גורם מקצועי בתוך הארגון שיידע לתת מענה הן לספקים והן לעובדי הארגון. גורם מקצועי זה חשוב בעיקר בשלבי הקמת המערכת והעלייה לאוויר, וזאת לאור המרחב התפעולי והטכנולוגי בו פעולת המערכת – משתמשים מסוגים שונים, ציוד קצה מגוון, מדפסות, תקשורת אלחוטית, ממשקים למערכות ה-ERP ועוד.
הגדרת מנהל פרויקט בצד הלקוח
פרויקט מוצלח חייב שיהיו לו "אבא ואמא". לצד מנהל פרויקט בצד ספק התוכנה, מנהל הפרויקט בצד הלקוח משמש כדמות המובילה של הפרויקט. מנהל הפרויקט מכיר את התרבות הארגונית, יודע כיצד ניתן לפתור משברים, מדרבן את הארגון ומאיץ תהליכים, יודע לרתום את העובדים ובמידת הצורך להפעיל את ההנהלה. חשוב להדגיש כי לא ניתן לפצל את תפקיד מנהל הפרויקט לכמה מנהלים בארגון, מכיוון שלא ניתן לפצל אחריות גלובלית בין מספר גורמים. אין צורך שמנהל הפרויקט יכיר פתרונות WMS, אך חשוב מאוד שהוא יהיה גורם אשר מכיר היטב את הארגון, בעל ניסיון ושיקול דעת.
עמידה בלוח זמנים בדגש על מועד העלייה לאוויר
פרויקט WMS מערב גורמים רבים, בהם מערכות מידע, ציוד קצה, תקשורת, תשתיות, שינויים ארגוניים ברמת ההנהלה ועוד. מועד העלייה לאוויר משמש כ"מצפן" ומניע את כל הגורמים המעורבים לאספקת תוצרים. לדוגמא, מומלץ להזמין ציוד קצה כ-6 שבועות לפני העלייה לאוויר. במידה שלא תועבר הזמנה לאספקת ציוד קצה במועד, ככל הנראה יווצר קושי לעלות לאוויר במועד. מנגד, קיימים ארגונים שמגדירים מראש לוחות זמנים מאתגרים על מנת להלחיץ ("מקסימום נדחה את העלייה לאוויר"). גם גישה זו מחבלת בתהליך תקין של עלייה לאוויר, מכיוון שטרם העלייה לאוויר אנו נכנסים ל"נוהל קרב" בו מבוצעות סט פעולות רצופות התלויות אחת בשנייה (לדוגמה העברה לסביבת ייצור, החייאת ממשקים, הדרכות וכדומה). במידה שבסוף התהליך (מספר ימים ברצף) הוחלט על דחיית מועד העלייה לאוויר, לא ניתן להמשיך בנקודה שהפסקנו בה, אלא יש צורך לבצע את כל התהליך מחדש. מעבר להשחתת הזמן של כל הגורמים המעורבים בדבר (הספקים ועובדי הארגון), הדאגה העיקרית צריכה להתמקד באיבוד אמון מצד העובדים והמנהלים. בדרך כלל אנו מזהים התגייסות מלאה של הארגון בעלייה הראשונה לאוויר, והסקפטיות גדלה במידה שהוחלט על דחייה.
ליווי צמוד של איש מקצוע מיומן באתר הלקוח בשבועות הראשונים לעלייה לאוויר
עלייה לאוויר של מערכת WMS נמשכת לרוב בין שבועיים לחודש. בתקופה זו הארגון מטמיע את תהליכי העבודה החדשים, מתמודד עם תקלות משתמש, מכשיר לעתים כוח אדם חדש, מתמודד עם ציוד עבודה חדש (מלגזות צריח, מערכות אוטומטיות וכדומה) וכן הלאה. לצד תהליך העלייה לאוויר, עובדי ומנהלי הארגון מחויבים להמשיך לתמוך בלקוחות החברה ולצמצם עד כמה שניתן את הפגיעה בעבודת השוטפת. לצד עדכון הלקוחות והיערכות מקדימה (לדוגמה, הקדמת משלוחים ללקוחות), קיים צורך להעמיד איש מקצוע המיומן בהפעלת מערכת ה-WMS על מנת לתמוך באופן מלא במנהלי ועובדי החברה. לאחר העלייה לאוויר, לעתים מרגישים בארגון שעדיין לא בשלים ללקיחת אחריות מלאה על המערכת. לכן מומלץ להסתייע במטמיע WMS מיומן (נוכחות פיזית באתר) למשך מספר שבועות נוספים.
לסיכום:
פרויקט WMS הנו פרויקט תהליכי המערב גורמים רבים בארגון ומחוצה לו. לעתים, הטמעת מערכת WMS "מזיזה את הגבינה" ומאלצת את העובדים והמנהלים להטמיע תהליכי עבודה מתקדמים. קיימת חשיבות רבה במעורבות הנהלת הארגון, בהגדרת מנהל פרויקט ובהיצמדות ללוחות הזמנים. את כל היתר אנו נדע לעשות עבורכם!
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
המאמר נכתב על ידי אסף לוי, סמנכ"ל ומנהל חטיבת שרשרת האספקה בחברת Ewave Mobile, שהנו בעל ניסיון רב שנים בהטמעת מערכות WMS.
Ewave Mobile הנה החברה במובילה בישראל במתן ייעוץ לוגיסטי ופתרונות תוכנה לשרשרת האספקה. החברה מעסיקה קרוב ל-100 עובדים, מתוכם למעלה מ-40 מומחים ביישום פתרונות טכנולוגיים לשרשרת האספקה.
החברה מייצגת בישראל ובאירופה את JDA, החברה המובילה בעולם במתן פתרונות תוכנה לשרשרת האספקה.
לפרטים נוספים ניתן לפנות לאסף לוי: [email protected], טל' 054-5226422.
